Pourquoi et comment changer de syndic ?

Changer de syndic n’est pas difficile,

mais attention pour ne pas être déçu, a avoir les bonnes raisons

 

Changer de syndic n’est pas très difficile, dans un monde ou la concurrence est toujours plus importante, les prix souhaités toujours plus bas, on peut avoir envie de changer de syndic pour de nombreuses raisons. Mais voilà, il faut que les raisons soient bonnes, sinon vous risquez de courir à la déception. Un changement de société de syndic occasionne un transfert de documents, de trésorerie, et surtout une prise en main par le nouveau gestionnaire de votre immeuble. Il faut compter environ de 12 à 15 mois pour que la nouvelle gestion soit réellement efficace.

Quelles sont les solutions alternatives au changement ?

Si c’est un problème relationnel avec le  gestionnaire qui vous est dédié, ou son équipe, demandez au gérant de la société un rendez-vous afin de lui faire par de ce problème, lequel saura vous proposer une solution alternative, comme le changement du gestionnaire. Cette pratique est courante et vous permettra de bénéficier de la même structure, tout en ayant choisi cette fois votre interlocuteur. Dans la gestion d’immeuble, le « feeling » fait souvent la différence. Pour les grosses sociétés, les gestionnaires étant souvent nombreux, c’est encore plus facile.

Si le prix du contrat de votre syndic vous parait trop élevé, renseignez vous au préalable sur les prix pratiqués dans un périmètre semblable, et sur un immeuble comparable. Le prix moyen de la gestion d’un lot en île-de-France, pour un immeuble classique (ancien jusqu’à 1970) est d’environ 150 €/lot HT, soit un prix moyen de 3750 € pour un immeuble de 25 lots principaux, sans dépendances, soit 4485 € TTC. Bien sûr, ce tarif varie selon la négociation que vous aurez réalisée avec l’administrateur de biens. Ce prix peut être plus bas dans les banlieues ou la province (entre 110 et 130€/lot HT), et beaucoup plus élevés dans les immeubles de standing ou de quartiers résidentiels (jusqu’à 200€/lot). Ces tarifs sont ceux des honoraires de gestion courante – il faut encore leur ajouter les frais annexes, qui peuvent être nombreux (frais de timbre, de photocopie, de vacation, de gestion de dossiers spécifiques tels que les mutations, les dossiers travaux, les procédures judiciaires, les constats..).

Les honoraires annuels réels du syndic sont donc la somme de l’ensemble de ces frais réunis, il peut être difficile de savoir à l’avance combien il vous en coutera réellement, il faut tenter de faire des simulations.

 

Pour quelles raisons un changement devient –il justifié ?

Si vous rencontrez les difficultés qui décrites ci-après, un changement peut être salutaire, pour votre immeuble, et pour la motivation de votre conseil syndical. Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive :votre syndic ne suit pas ou peu,  les dossiers de votre immeubles ;  les travaux sont rarement réceptionnés, les travaux sont mal exécutés et pourtant les factures sont soldées sans intervention nouvelle du gestionnaire ; vos interlocuteurs sont difficilement joignables ou ne vous rappellent pas, les conseils qu’on vous dispensent ne vous semblent pas pertinents ni adaptés. Attention toutefois : la gestion d’un immeuble fait appel à des notions diverses, dont des connaissances juridiques. Il peut être difficile pour un copropriétaire de juger la pertinence réelle des conseils dispensés en droit.

Faut-il le rappeler, encore et toujours, la bonne gestion d’un immeuble dépend largement du tandem constitué par le Conseil syndical et le gestionnaire dédié à votre immeuble : si l’un ou l’autre est défaillant,  l’administration de votre immeuble sera laborieuse voire inefficace.

 

Comment changer de syndic ?

Vous avez pris la décision de changer de syndic. Cette demande doit être soumise au vote de l’assemblée générale, à la majorité absolue. Dans la forme textuelle de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, il vous suffit d’adresser par courrier recommandé à votre syndic actuel le contrat et la résolution rédigée proposant l’élection d’un nouveau syndic.

Voici un modèle :

« En cas de non renouvellement de la société [citer le syndic précédent, sa dénomination juridique],  l’assemblée générale décide de l’élection de la société [citer le candidat présenté] selon contrat-ci-joint, aux fonctions de syndic de la résidence, à compter de la date de la présente assemblée » Ne pas oublier de joindre le contrat. Une résolution doit aussi prévoir le vote des honoraires de la nouvelle société.

Il faudra veiller à ce que votre courrier recommandé soit reçu par votre syndic avant que ce dernier n’envoie les convocations ; après, ce sera trop tard, puisque les additifs à l’ordre du jour ont été supprimés (Décret du 24 mai 2004, article 10). Le changement de syndic s’effectue en deux temps : tout d’abord, l’ancien syndic se représente ; il faut alors que les voix favorables recueillies soient inférieures à la majorité absolue (art. 25)  (ex : sur une base de 1000, le résultat du vote doit être < 501/1000), pour ensuite passer à l’élection du nouveau candidat, dans les mêmes conditions, lequel devra recueillir au minimum 501/1000.

Que se passe-t-il si le syndic n’est pas reconduit ?

Dans les textes, rien de particulier n’est indiqué. En pratique, le syndic qui n’est pas reconduit  bien souvent se lève et quitte l’assemblée. Il faut lors veiller à ce qu’un secrétaire prenne le relais, soit un copropriétaire, soit le nouveau syndic si ce dernier est présent. Parfois, les copropriétaires nomment dès le début de la séance un copropriétaire au poste de secrétaire, pour éviter un changement de rédaction du procès verbal.  Mais peu importe, ce qui compte c’est que les postes du bureau (Président, Scrutateur et Secrétaire) ne soient pas vacants, et que l’élection des membres du bureau soit régulièrement votée par l’assemblée générale.

Faut-il absolument que les comptes soient approuvés par l’assemblée ?

Rien n’oblige l’assemblée à approuver les comptes du syndic ancien ou actuel. La conséquence de la non approbation des comptes est tout de même sanctionnée par le « blocage » de ces derniers, jusqu’à ce qu’ils soient approuvés. La réédition comptable ne peut donc avoir lieu, et en cas d’exercice créditeur, le syndicat est pénalisé puisque les sommes demeurent sur le compte du syndicat mais ne sont pas rendus aux copropriétaires. L’inverse est aussi vrai. Y aurait-il une raison à refuser l’approbation des comptes ? je n’en vois qu’une,  l’existence d’erreurs manifestes dans les écritures (erreurs d’imputation, honoraires indus), pouvant être corrigées par le nouveau syndic. Il est par contre inutile de refuser les comptes si c’est pour se faire rembourser des honoraires pris par le syndic.. , à moins d’être déterminer à engager par la suite une assignation en responsabilité professionnelle.

Faut-il ou non refuser le quitus ?

Le quitus est l’approbation de la gestion telle qu’elle a été effectuée par le syndic, sur l’exercice écoulé. Ce mot nous vient du latin, quietus, qui signifie « être quitte de ». Il s’agit d’une ratification par l’assemblée générale des actes réalisés par le syndic, à cet effet on pourrait penser qu’elle entraine l’absolution complète des erreurs de celui-ci. Il n’en est rien. Le principe de « non sachant » qui est reconnu au copropriétaire, fait librement valoir l’application de la notion de dol (article 1116 du Code Civil) et les autres voies ouvertes par le Code civil ou le Code du commerce. Vous n’avez donc aucun risque à refuser de donner votre quitus, comme à le donner. Il s’agit en vérité plus d’un usage de la profession et d’une confiance déclarée des copropriétaires envers leur syndic.

Sous quels délais le nouveau syndic va –t-il reprendre la gestion de l’immeuble ?

Le nouveau syndic – et l’ancien – sont tenus par des délais légaux, ce sont ceux de l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, récemment modifiée par un décret du 12 mai 2009 dans le sens d’un renforcement du dispositif à l’encontre des syndics récalcitrants : certains documents doivent être transmis dans le délai d’un mois, d’autres dans le délai de deux mois à compter l’expiration du délai précédent (soit trois mois au total).

– Liste des documents qui doivent être transmis dans le délai d’un mois :

Il s’agit de la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat (si l’ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic) ;  le règlement de copropriété et de l’état descriptif de division de l’immeuble, avec leurs modificatifs éventuels ;  la liste à jour des copropriétaires de l’immeuble ; les conventions conclues par le syndic soit avec des copropriétaires, soit avec les fournisseurs (contrats d’entretien, marchés de travaux et de fournitures) soit avec des propriétaires voisins (constitution de servitude, acquisitions ou aliénations…) ; l’historique des comptes des copropriétaires, grands livres d’immeubles, relevés bancaires et factures d’honoraires de syndic pour suivi de procédure (ll a été jugé que ces documents ont trait à l’administration et à la gestion de la copropriété (CA Paris, 14e ch., 4 juill. 1997 : JurisData n° 1997-021745); les dossiers de procédures dans lesquelles le syndicat est partie ; les registres des procès-verbaux des assemblées générales, avec leurs annexes (feuilles de présence, notifications…) ; les documents d’urbanisme concernant l’immeuble que le syndic aurait pu détenir (Cass. 3e civ., 10 oct. 1990 : Loyers et copr. 1990, comm. 493 ; inf. rap. copr. déc. 1990, p. 352) ; à noter que  lorsqu’une copropriété a été gérée par deux syndics successifs au cours de la même année, chacun d’eux doit fournir des documents comptables distincts pour l’approbation de leurs comptes respectifs (CA Aix-en-Provence, 6 mai 1997 : JurisData n° 1997-044437).

 

– Liste des documents qui doivent être transmis dans le délai de deux mois :

Il s’agit du solde des fonds disponibles après apurement des comptes, l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.

 

Sous quelle forme s’opère cette transmission des documents ?

Le décret du 27 mai 2004 a souhaité formaliser l’obligation de communication des pièces, en créant un Art. 33-1 au sein du décret du 17 mars 1967 qui fait obligation à l’ancien syndic, de transmettre ces documents accompagnés, d’un bordereau récapitulatif, dont une copie est remise au conseil syndical.

Que faire en cas de non respect de ces délais ?

Après mise en demeure qui seraient restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au président du tribunal de grande instance, statuant comme en matière de référé, d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés , ainsi que le versement des intérêts dus à compter de la mise en demeure. Ce texte vise “l’ancien syndic”, et non pas seulement le syndic prédécesseur (CA Paris, 14e ch., sect. B, 27 févr. 2009, no 08/15815). Ainsi, la Cour d’Appel de Paris a jugé que le fait qu’un administrateur provisoire ait été désigné en remplacement du syndic de copropriété d’un immeuble, n’empêche pas le nouveau syndic finalement nommé, de réclamer à l’ancien les fonds et documents du syndicat des copropriétaires (CA Paris, 14e ch., sect. A, 4 janv. 2006, no 05/18411).

Que se passe t-il pour les documents détenus par des tiers ?

Il a été estimé par la jurisprudence, qu’il appartient à l’ancien syndic de s’assurer de la restitution de l’ensemble des archives nécessaires à la gestion de l’immeuble, et même celle qui sont détenues par des tiers (Cass. 3e civ., 5 oct. 2004, no 03-14.138). Le décret du 20 avril 2010 prévoit que la détention des pièces par une société d’archivage, ne dispense pas le syndic du respect de son obligation de transmission.

L’ancien syndic a-t-il un droit de rétention des documents du syndicat ?

L’article 18-2 a un caractère impératif, l’ancien syndic ne peut donc nullement s’opposer à la remise des archives et des fonds du Syndicat, en invoquant notamment, un quelconque droit de rétention, du fait de sa qualité de créancier (CA Béziers, 26 mars 1986 : Rev. loyers juin 1987, p. 344. – CA Paris, 31 janv. 2007 Code de la copropriété, Litec 2008, L., art. 18-2). Cette solution s’explique principalement par le fait que les archives, au sens large du terme, sont l’unique propriété du syndicat.

L’ancien syndic  peut-il facturer des frais de transmission des archives au syndicat ?

Cette possibilité n’est pas permise, la jurisprudence est constante sur ce point (CA Paris, 19e ch., 21 oct. 1992 : Loyers et copr. 1992, comm. 494. – CA Paris, 19e ch., 26 juin 1998 : JurisData n° 1998-793402. – CA Paris, 19e ch., 17 juin 1999 : Loyers et copr. 1999, comm. 301. – CA Paris, 31 janv. 2007 : JurisData n° 2007-324814). Ce qui est normal, puisque la remise des pièces est d’ordre impératif. Suivant un avis du conseil national de la consommation (CNC), un arrêté du 19 mars 2010 a fixé la liste des tâches de gestion courante devant être nécessairement incluses dans le forfait dans le contrat de syndic, lequel doit comprendre les honoraires de transmission des archives et des fonds du syndicat.

Comment s’effectue une procédure à l’encontre d’un ancien syndic ?

Il convient d’adresser au syndic une mise en demeure, sous forme d’un courrier recommandé avec avis de réception, laquelle devrait viser explicitement l’art. 18-2 de la loi du 10 juillet 1965. Si cette mise en demeure reste infructueuse, le nouveau syndic, ou le Président du Conseil syndical, peut engager l’action, et solliciter par voie d’assignation devant le Président du TGI (statuant en référé, loi de simplification et de clarification du droit du 12 mai 2009), d’ordonner sous astreinte, la remise des pièces et des fonds. Il est possible de demander également le versement de dommages et intérêts, calculés à compter de la mise en demeure. La charge de la preuve de la transmission des pièces pèse sur l’ancien syndic, et non au syndicat ou au nouveau syndic, qui n’a pas à fournir la preuve de l’absence de réception de documents (CA Paris, 14e ch., sect. A, 18 févr. 2004, no 2003/15187 – Cass. 3e civ., 14 sept. 2005, no 04-13.724). En cas de contestation sérieuse, une expertise comptable peut s’avérer indispensable (Cass. 3e civ., 4 janv. 1990 : Loyers et copr. 1990, comm. 194. – CA Aix-en-Provence, 21 avr. 1988 : JurisData n° 1988-044976).

 

Que se passe-t-il si l’ancien syndic est en liquidation judiciaire ?

La Cour d’Appel de Paris a estimé que le syndicat des copropriétaires échappe à l’application des dispositions de la loi du 25 janvier 1985 sur les procédures de redressement et de liquidation judiciaire, et ce, dans la mesure où les fonds détenus par le syndic sur un compte ouvert à son nom, ne lui appartiennent pas ; ces derniers sont en effet  gérés «pour le compte du syndicat des copropriétaires », de sorte qu’ils doivent être restitués conformément à l’Art. 18-2 de la loi du 10 juillet 1965. Peu importe ici que le syndic n’ait pas ouvert de sous-compte permettant une individualisation des fonds du syndicat (CA Paris, 3e ch., 6 oct. 1995 : Loyers et copr. 1996).

Que peut espérer le syndicat des copropriétaires à titre de réparation ?

Une astreinte peut être liquidée si la communication des pièces par l’ancien syndic est postérieure au délai de deux mois prévu par l’Art. 18-2 ( CA Paris, 14e ch., sect. B, 17 déc. 2004, no 04/12470 – CA Paris, 14e ch., sect. A, 31 janv. 2007, no 06/14989). Le syndicat est aussi en droit de demander, non seulement les intérêts dus à compter du jour de la mise en demeure adressée à l’ancien syndic, mais encore des dommages et intérêts supplémentaires du fait de  la rétention fautive de ce dernier, en raison d’un préjudice particulier que les intérêts de retard, seuls ne sauraient compenser (CA Paris, 8e ch., 12 févr. 1991 : JurisData n° 1991-020190. – CA Paris, 8e ch., 18 févr. 1992 : Administrer mai 1992, p. 45. – CA Paris, 8e ch., 28 juin 1995 : Loyers et copr. 1995, comm. 541. – CA Paris, 9 déc. 1999 : JurisData n° 1999-102737). Dans ce cas, la preuve du préjudice causé par la carence du syndic est à la charge du syndicat des copropriétaires.

La mise en cause de la responsabilité civile du syndic

Dans l’hypothèse où le syndic précédent n’aurait pas transmis, malgré la procédure, les pièces d’archives du syndicat des copropriétaires, soit qu’il ne les avait plus, soit qu’il ne les avait jamais tenues, le litige se déplace alors  sur le terrain de la responsabilité professionnelle du syndic, qui a manqué à ses obligations légales. Le juge appréciera les difficultés entrainées dans la gestion de l’immeuble et notamment le recouvrement des charges  (CA Paris, 23e ch., sect. B, 11 sept. 1992, no 91/010026: Loyers et copr. 1992, comm. no 493).

 

Vous savez maintenant tout ou presque sur les avantages et inconvénients à changer de syndic ; il faut savoir que dans la plupart des cas, les transferts de pièces et fonds ne donnent lieu à aucun litige particulier.

2 Comments

  1. Bonjour,

    Peut-être pourriez vous répondre à une question qui m’a été posé par un copropriétaire?

    Lorsque la décision est prise de changer de syndic, faut-il présenter obligatoirement au moins 3 syndics devant l’assemblée, un peu comme cela serait le cas pour des travaux.

    Où bien un seul syndic à présenter pour le vote de l’assemblée suffit…
    Merci pour votre réponse.

  2. Bonjour,

    Trois textes sont ici applicables :
    – le décret du 17 mars 1967, article 11, qui prévoit la notification du contrat de syndic avec l’ordre du jour joint à la convocation. Depuis le 1er septembre 2004, la convention du syndic doit être annexée in extenso (et non plus seulement ses conditions essentielles).
    – son article 19 (modifié par le décret du 27 mai 2004), qui prévoit le passage au vote de l’article 24 qu’après un premier vote à la majorité de l’article 25 sur chacune des candidatures.
    – enfin, son article D19-2 : ce dernier vise la mise en concurrence, obligatoire, pour les « marchés de travaux et les contrats autres que le contrat de syndic (..) ». Cet article passe donc sous silence la mise en concurrence du contrat de syndic (on peut estimer a fortiori, que cet article ne vise que le cas du renouvellement simple, cas lors duquel une mise en concurrence n’a pas lieu d’être).

    Que faire alors en cas de volonté de changement de syndic ? Bien que les textes n’imposent pas de mise en concurrence pour le moment, il semble judicieux d’en présenter plusieurs à l’assemblée, là encore pour des raisons de légitimité (et non de droit). Enfin, si le Conseil syndical a toute confiance de l’assemblée, il peut ne présenter qu’un seul contrat (après avoir opéré une sélection des mieux disant).

    Pour des conseils sur le choix des contrats, voir le lien :
    http://www.conso.net/fiches_pratiques_Web/Contrat_syndic.pdf

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