L’externalisation des archives de la copropriété

Le syndic avait pour habitude, antérieurement, de stocker les archives dans ses locaux personnels. La récente dématérialisation des documents liés aux activités du syndicat (ordres de services, factures, courriers divers, dossiers travaux et dossiers procédures) devrait permettre à l’avenir de ne conserver que les documents indispensables (le règlement de la copropriété, les modificatifs de l’état de division, les plans de l’immeuble, le contrat du syndic..).

Pour pallier aux grands nombre de dossiers papier accumulés ces 30 dernières années et au manque de place de stockage, nombre de cabinets avaient l’habitude de faire appel à une société d’externalisation des archives – comme nombre de sociétés françaises – moyennant le coût d’un abonnement annuel.

Discussion était alors récurrente de savoir si, le coût de cet archivage, devait être pris en charge par le syndicat des copropriétaires, ou bien par le syndic, dans le cadre de sa mission courante d’archiviste du syndicat.

ALUR vient d’éclairer cette difficulté : le syndic doit soumettre au vote de l’assemblée générale – à la majorité de l’article 25 – la décision de placer les archives du syndicat à une entreprise spécialisée, aux frais dudit syndicat (article 18-1 al.5). Cette décision ne peut d’ailleurs donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic. Cette disposition est immédiatement applicable.

A contrario, sans autorisation expresse de l’assemblée, les frais d’archivage ne peuvent être opposés au syndicat et devront être pris en charge par le syndic.

En cas de changement de syndic, le syndic sortant doit informer le prestataire qui détient les archives de l’immeuble du changement et lui communiquer les coordonnées du nouveau syndic (article 18-2, modifié par la loi ALUR).

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