Le courrier 2.0, désormais en vigueur dans les copropriétés !

Depuis le 21 octobre 2015, avec la parution du décret n° 2015-1325 relatif à la “dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété” l’ensemble des actes qui étaient jusque là réalisés sous forme de lettre recommandée avec avis de réception, ou par fax, peuvent faire l’objet d’envois par voie électronique. On songe immédiatement aux convocations d’assemblées générales, et au gain de temps (et financier) que cela va procurer. L’entrée en vigueur de ces dispositions est le 24 octobre 2015.

Jusqu’alors, les notifications ou mises en demeure devaient nécessairement être adressées par lettre recommandée (formalisme requis par le décret du 17/03/1967, article 64). La loi ALUR a modifié et permis l’envoi par courrier électronique (Loi du 24/03/2014 article 55 V, modifiant la loi du 10 juillet 1965 en son article 42-1).

En pratique, quel processus ?

Le décret du 21 octobre 2015 précise la nécessité d’obtenir une autorisation préalable écrite (article 4 / article 64-1 du décret de 1967)  : le syndic peut obtenir cette autorisation, soit lors d’une assemblée générale, avec la consignation de l’autorisation dans le procès verbal (article 17, du décret du 17/03/67), soit à tout moment, par lettre recommandée avec avis de réception, ou encore par lettre recommandée électronique (LRE). A noter aussi que le recours au fax est  supprimé.

Les notifications et mises en demeures délivrées par LRE (article 4, Loi du 10/07/1965 art. 64-3). doivent suivre un procédé qui permet l’identification du tiers, l’expéditeur, garantir l’identité du destinataire et d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire (code civil art. 1369-8). On parle de “société coffre-fort” pour les établissements qui proposent ce service. Par ailleurs, la société doit informer le destinataire de la LRE qu’une telle lettre va lui être envoyée, et qu’il a la possibilité, pendant un délai de 15 jours à compter du lendemain de l’envoi de cette lettre, de l’accepter ou la refuser. Dès acceptation, la société doit envoyer la LRE à destination de l’adresse électronique qui lui aura été communiquée.

Possibilité de recevoir par courrier postal la LRE imprimée sur papier

Lorsque l’expéditeur ou le destinataire non professionnel demande la distribution de la LRE imprimée sur papier, le tiers chargé de l’acheminement procède à l’impression sur papier de la LRE et à sa mise sous enveloppe ; sa distribution est alors assurée par un prestataire de services postaux.

Date de réception de la LRE

Le courrier électronique est réputé avoir été reçu à compter du lendemain de l’envoi au destinataire du courrier électronique par le tiers chargé de son acheminement. Lorsque le destinataire demande à recevoir la LRE sur support papier, le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la LRE imprimée sur papier avec demande d’avis de réception au domicile du destinataire.

Quels sont les actes visés par l’envoi possible par mail ?

Sont visés toutes les notifications et mises en demeure prévues par la loi du 10/07/1965, c’est à dire celles adressées par le syndic, par les copropriétaires, le président du conseil syndical et l’administrateur provisoire (articles 64 et 65 de la loi du 10/07/1965.

Est-il possible de modifier son adresse électronique, ou revenir sur sa décision de recevoir par voie électronique les notifications et MED ? (art. 4 – Décret du 17/03/1967 : article 64-2)

Le copropriétaire peut à tout moment notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par LRE, sa décision de ne plus être destinataire de notifications ou de mises en demeure par voie électronique.

Cette décision prend effet le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic. Le syndic en fait mention sur le registre des procès-verbaux (loi du 10.7.65 : art. 17).

Où les adresses électroniques des copropriétaires sont-elles conservées ? (art. 2 / décret du 17.3.67 : art. 32)

L’adresse électronique des copropriétaires figure dans la liste des copropriétaires établie et mise à jour par le syndic.  L’autorisation des copropriétaires est elle inscrite au registre des procès-verbaux.

 

Liste des courriers du syndic qui peuvent être adressés par mail :

  • la convocation des copropriétaires aux assemblées générales ;
  • le procès-verbal des assemblée générales pour les copropriétaires opposants à une décision ou ceux absents ;
  • l’exercice du droit de priorité des copropriétaires lors de la vente de place de stationnement au sein de la copropriété lorsque le permis de construire a été délivré conformément à un plan local d’urbanisme ou à d’autres documents d’urbanisme imposant la réalisation d’aires de stationnement (loi du 10.7.65 : art. 8-2) ;
  • la notification aux copropriétaires concernés par l’exercice d’un droit de délaissement par les deux tiers des copropriétaires (loi du 10.7.65 : art. 18 III) ;
  • la notification du droit de priorité en cas de surélévation de l’immeuble au profit des copropriétaires du dernier étage (loi du 10.7.65 : art. 35) ;
  • la mise en demeure pour le recouvrement d’une créance justifiée à l’encontre d’un copropriétaire (loi du 10.7.65 : art. 10-1)

Liste des courriers des copropriétaires qui peuvent être adressés par mail :

  • la mise à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen d’une question ou d’un point ;
  • la notification de la décision de participer à l’emprunt collectif (loi du 10.7.65 : art. 26-4) ;
  • la convocation à l’assemblée générale par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires (décret du 17.3.67 : art. 8 et 50) ;
  • la mise en demeure du syndic ou du président du conseil syndical de convoquer une assemblée générale et la convocation à l’assemblée générale par un copropriétaire habilité par le président du TGI  (décret du 17.3.67 : art. 8 et 50) ;
  • la notification au syndic par des copropriétaires qui n’ont pas voté en faveur de la réalisation de travaux d’amélioration d’échelonner leur paiement sur dix ans ( loi du 10.7.65 : art. 33).

Le président du conseil syndical peut valablement envoyer par voie électronique les actes suivants :

  • la mise en demeure au syndic de convoquer une assemblée générale (décret du 17.3.67 : art. 8 et 50) ;
  • la convocation des copropriétaires à l’assemblée générale lorsque la mise en demeure citée ci-dessus est restée infructueuse pendant au moins 8 jours (décret du 17.3.67 8 et 50).

Quant à l’administrateur provisoire, il peut ainsi envoyer toutes ses notifications et mises en demeure  dans une copropriété où l’équilibre financier est gravement compromis ou qui est dans l’impossibilité de pourvoir à la conservation de l’immeuble (loi du 10.7.65 : art. 29-1).

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