C’est la rentrée !

Coproblog espère que vous avez passé de bonnes vacances, que ce soit chez vous ou ailleurs !

Je vous propose un petit tour d’horizon sur le retour des syndics, cette fois dans les coulisses de leur agence.

La préparation de l’année à venir 

Sur un portefeuille « classique » d’une quarantaine d’immeubles, 50-60 pour les gestionnaires séniors, environ 80% d’immeubles ont des clôtures de comptes au 31.12, c’est-à-dire qu’il s’agit d’immeubles pour lesquels les assemblées générales annuelles ordinaires se sont tenues avant le 30 juin de l’année en cours. Il appartient désormais au syndic, après la période de purge du délai de recours[i] – laquelle tombe pour cet exemple idéalement au terme de la période estivale – de traiter les procès-verbaux, c’est à dire mettre en application les décisions de l’assemblée qui auront été approuvées. Pour ce faire, le gestionnaire va reprendre l’ensemble de ses PV et les traiter l’un après l’autre, résolution après résolutions. Une méthode synthétique consiste à séparer les résolutions usuelles et récurrentes (budget voté, membres du Conseil syndical, montant des marchés et de la mise en concurrence des contrats…)  au moyen de fiches de synthèses, sur support papier ou numérique selon que le gestionnaire utilise ou non un outil de gestion informatique dédié. Ce traitement transversal des données permet au syndic de connaitre immédiatement la catégorie d’immeuble à laquelle il a affaire, et de gagner ainsi en rapidité.

 

Le budget

Commençons par le budget : décidé pour l’année calendaire qui suit l’assemblée et scindé en 4 appels trimestriels, le budget est transmis en priorité au service comptable, dès le lendemain de l’assemblée tenue et s’il a été voté favorablement. En effet, sur un exercice civile commencé au 1er janvier de l’année en cours, les appels de fonds sont lancés aux 1/01 – 1/04 – 1/07 – 1/10 – ce qui nécessite un appel dès le 1er juillet, et ce même si l’assemblée s’est tenue le 30 juin. Le procès-verbal est en effet d’applicabilité immédiate – sauf pour les résolutions votées aux majorités des articles 25 et 26. Pour les assemblées tenues au-delà du 30/06, l’appel de fond est tout de même appelé au 1/07 sur la base de l’ancien budget voté (d’où la nécessité de voter à chaque assemblée deux années de budget exigible). Ce dernier budget sera réactualisé lors de l’appel suivant, ce qui justifiera des appels inégaux, faisant souvent l’objet d’appels de la part des copropriétaires surpris. Le budget est un élément d’importance puisque mentionné sur les état datés que transmet le syndic aux notaires dans le cadre des mutations de lots (y compris sur le document préalable, appelé le pré-état daté).

 

Le Conseil syndical

Le conseil syndical est élu chaque année, et rappelons-le, l’élection est nominative et individuelle. Il ne s’agit plus d’une « réélection » mais bien d’un nouveau vote, puisque le mandat des candidats sortant est éteint avec la tenue de l’assemblée. Le Président, lequel a vu sa responsabilité civile augmentée depuis la loi ALUR, sera l’acteur principal du syndicat, en lien avec le syndic. C’est donc avec lui que le gestionnaire va reprendre contact prioritairement lors de la préparation du calendrier annuel d’action mis en place pour l’immeuble concerné : date des visites de l’immeuble, date des réunions avec le Conseil syndical, idéalement tout ceci sera mis en place dès la rentrée, afin de permettre une visibilité annuelle et rassurer les copropriétaires sur un suivi régulier. Bien entendu les visites programmées pourront être modifiées en cas de visites rendues obligatoires par les évènements de la copropriété (sinistres, travaux, dommages immobiliers).

 

Les travaux

Il s’agit principalement ici du plus important plan d’action que va devoir mettre en place le gestionnaire : les date des appels de fonds qui ont été votées sont transmises au service comptable, le calcul des quotes-parts par copropriétaire concerné  est effectué (théoriquement joint en amont lors de la convocation à l’assemblée générale), le syndic détermine aussi les montant des clés de répartition, délivre les ordres de service aux entreprises afin de « réserver » les dates de chantier, et diligente le versement des acomptes à ces derniers. Rappelons à toutes fins utiles que les acomptes sont par l’usage d’environ 30% à la date de délivrance de l’OS, ce montant est cependant conventionnel et dépend des fournisseurs.  Les modalités de réservation des chantiers seront plus souples avec les fournisseurs réguliers de l’administrateur de biens ou entité importante (groupe), qu’avec un fournisseur désigné par le syndicat ou de taille plus modeste. Dans ces deniers cas, attention aux dates d’appel de fonds et au versement des acomptes.

 

Les procédures

Les procédures sont généralement lancées dans les plus brefs délais – hormis celles votées aux articles 25 ou 26 – le syndic confie le dossier à un Conseil de son choix ou désigné par l’assemblée, et devra tenir régulièrement informés les copropriétaires de l’évolution de la procédure.

L’affichage d’un procès-verbal simplifié

Il s’agit ici d’une obligation qui découle de la loi ALUR, en pratique peu réalisé : le syndic a l’obligation de rédiger un procès-verbal simplifié et se doit de l’afficher dans les parties communes de l’immeuble, afin que tout occupant soit informé des grandes décisions qui peuvent (aussi) le concerner : Tous les occupants doivent être informés des décisions de l’assemblée générale ayant une influence sur les conditions d’occupation de l’immeuble. Cela concerne, par exemples, les décisions relatives : à l’entretien de l’immeuble et aux travaux de toute nature, à la présence du personnel ou de prestataires (ménage, entretien de l’ascenseur…). Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l’anonymisation de leur contenu. De plus, une décision sur le licenciement du gardien ou tout autre employé de l’immeuble ne peut pas être transmise aux occupants avant que la personne concernée en ait été elle-même informée.

La mise à jour des documents synthétiques de l’immeuble

Au lendemain de l’assemblée, le syndic doit s’occuper de mettre à jour le carnet d’entretien de l’immeuble, la fiche synthétique de la copropriété, ainsi que la fiche d’immatriculation de l’immeuble sur le site public dédié.

 

L’archivage des dossiers clos

A l’ère du tout digital, la numérisation permet désormais un archivage complet et facile ; il convient toutefois d’archiver les dossiers papiers existants et clos (travaux, procédures), et le plus souvent les archives sont externalisées, c’est-à-dire envoyées dans des espaces de stockages professionnels lesquels assurent leur protection contre les pertes (incendies, disparition etc…). Il faut rappeler en effet que le syndic ne garde que les dossiers courants dans son agence, ceux clos étant retirés pour des problèmes (normaux) d’espace. Bien entendu, les documents devant être conservés durant certains délais requis par le Code civil sont à la disposition des copropriétaires, et accessibles (règlement de la copropriété, modificatifs au règlement, état des charges, relevés des comptes copropriétaires, souscription ou déclaration des dommage-ouvrage ect…

 

Les réunions de service

Enfin, last but not the least, le gestionnaire efficace organise dès la rentrée la planification annuelle de ses réunions avec l’équipe (comptabilité, contentieux, service paie…) pour des échanges réguliers et favoriser une vision à 360° de l’agence, l’objectif étant d’atteindre un service apportant le maximum de satisfaction pour les clients copropriétaires. Un mandat pérennisé étant le plus sur moyen d’étoffer le portefeuille et de convaincre de nouveaux clients. Les réunions de service sont à minima hebdomadaire, et visent à synthétiser la vision de la gestion globale du portefeuille. Bien entendu, les échanges gestionnaire – assistant sont eux journaliers, par téléphone et mail pour une bonne traçabilité. La clé du métier étant l’information, le gestionnaire doit être informé de la totalité des actions réalisées par ses collaborateurs (ordres de service, suivi des dossiers sinistres, appels des clients), une mauvaise entente entre collaborateurs ou une insuffisance d’information pouvant conduire à des dossiers mal gérés et un client insatisfait, ce point est particulièrement important.

Voilà, vous savez tout ou presque sur la rentrée des syndics 2018, n’hésitez pas à me laisser vos commentaires, et belle rentrée à tous.  

CB

[i] Délai de recours de l’article 42 de la loi du 10/07/1965 sauf cas d’urgence

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