La comptabilité en copropriété

La comptabilité dite « normalisée », c’est celle du décret du 14 mars 2005, laquelle régit l’ensemble des syndicats de copropriétaires, gérés par un syndic professionnel ou bénévole, excepté les syndicats < 10 lots, lesquels ne sont pas tenus à une comptabilité en partie double. L’entrée en vigueur du décret était le 1er janvier 2007.

Les avantages de cette comptabilité normalisée sont de permettre aux copropriétaires une meilleure compréhension de la comptabilité des copropriétés, et de faciliter l’approbation des comptes en assemblée générale.

Tout d’abord, un bref rappel des termes utilisés :

  • on parle de produits pour l’argent qui doit entrer, et de charges pour l’argent qui doit sortir
  • la différence entre les produits et charges de l’année écoulée se nomme le solde, qui peut être excédentaire ou insuffisant
  • la trésorerie est la situation financière de la copropriété
  • les dettes sont ce que le syndicat doit encore aux tiers (fournisseurs, gardien..)
  • les créances sont les produits restant à recevoir pour le syndicat (charges des copropriétaires..)

Cette présentation a ainsi l’avantage de faire ressortir de manière claire, les opérations du budget prévisionnel, selon leur nature (eau, chauffage..), en fonction des clés de répartition prévues au règlement de copropriété, bâtiment par bâtiment, et année après année (N-1, N, N+1..)

Les copropriétaires peuvent aussi suivre la mise en œuvre des différents travaux votés (ravalement de l’immeuble, réfection de l’étanchéité de la cour..) depuis leur vote (budget voté) jusqu’à leur réalisation, et sont informés des paiements ainsi que des éventuelles subventions (ANAH..).

Comment se tient la comptabilité ?

 Le syndic a l’obligation de tenir un compte créditeur  et débiteur pour chaque tiers (fournisseur ou copropriétaire). Le syndic ne peut compenser un compte par un autre : les comptes fourre-tout sont interdits. Nous parlons de comptabilité d’engagement, laquelle consiste à inscrire les dépenses et les recettes dès leur engagement, dans l’exercice comptable qui les a générées. Cette écriture comptable se compose d’une date, d’un libellé et d’un montant.

Le syndic engage les charges versées ou à verser à la réalisation des services (budget courant)  ou réalisation des travaux (travaux exceptionnels). Il engage également les charges dès que ces sommes sont devenues exigibles (décision de l’assemblée générale, ou échéance d’un remboursement). Par exemple, une facture de VEOLIA reçue au 25 décembre 2018 sera rattachée à l’exercice en cours, même si elle n’est réglée qu’en janvier 2019.

La comptabilité en partie double est l’un des changements majeurs du décret de 2005 : le total des débits doit être équivalent au total des crédits pour aboutir à une balance des comptes. Ce système consiste à écrire deux fois la même valeur (même date, même intitulé, même montant), dans 2 comptes différents : un compte de débit (ce que la copropriété doit recevoir) et un compte de crédit (ce que la copropriété doit verser). Il n’est ainsi pas possible, par cette écriture en partie double, de compenser ou d’annuler les écritures.

Cette forme d’écritures en double permet aux copropriétaires de suivre les évènements comptables de leur immeuble, de repérer les paiements qui ont été effectués et ceux qui restent à acquitter, les sommes reçues et les sommes qui doivent être reçues.

Exemple : un contrat de service de nettoyage de 500€ par prestation

  • le syndic doit tout d’abord inscrire les 500€ (engagement de la dépense) par le débit du compte 408 « factures non parvenues » et crédite ensuite le compte 401 « fournisseur X » de la somme
  • puis lorsqu’il effectue le paiement, le syndic doit débiter le compte 401 « fournisseur X » et créditer le compte 51 « banque »

Rappel de la nomenclature comptable

La codification du plan comptable, s’appelle nomenclature : il s’agit du plan de présentation des comptes pour la saisie de la comptabilité. Cette nomenclature est utilisée dans les annexes 1 et 2 du décret.

Le plan comptable comporte 5 classes, lesquelles regroupent les comptes selon la nature des opérations :

  • classe 1 : provisions, avances, subventions et emprunts
  • classe 4 : copropriétaires et tiers
  • classe 5 : comptes financiers
  • classe 6 : comptes de charges
  • classe 7 : comptes de produits

Chaque classe comporte plusieurs comptes et sous-comptes définis par le plan comptable.

 

Tableau de l’annexe 1 :

Ce tableau est une photographie de  la situation financière  du syndicat des copropriétaires, à la date de clôture de l’exercice, après répartition des charges. Il présente la trésorerie  (compte de classe 5, les produits financiers : banques, fonds placés, caisse..), les créances (compte de classe 4 : les comptes des tiers : copropriétaires, créances douteuses ..), les réserves (comptes de classe 1 : provisions, avances, subventions et emprunts), et les dettes (comptes de classe 4 : comptes des tiers).

 

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Tableau de l’annexe 2 :

Ce tableau détaille les produits (recettes) et les charges (dépenses) en les présentant par nature de dépense ou de recette selon les numéros des comptes de la nomenclature comptable. Il permet au copropriétaire d’avoir des informations lui donnant une vue générale des sommes versées ou à verser, et des produits reçus ou à recevoir.

Il donne les soldes de l’exercice clos en distinguant le solde du budget prévisionnel et celui hors du budget prévisionnel.

 

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Tableaux des annexes 3 et 4 :

Ces tableaux présentent les mêmes informations que l’annexe 2, mais distinguent les opérations courantes de l’exercice rattachées au budget prévisionnel (annexe 3) et les travaux et opérations exceptionnelles se situant hors budget prévisionnel et réalisés à la clôture de l’exercice (annexe 4).

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Tableaux de l’annexe 5 :

Ce tableau retrace les opérations comptables qui correspondent aux travaux de l’article 14-2 hors budget prévisionnel et les opérations exceptionnelles non clôturées à la date de la fin de l’exercice. Il permet de visualiser tous les travaux et opérations exceptionnelles décidés en assemblée générale, en distinguant la part des travaux payée et celle qui a été réalisée. Il permet aux copropriétaires de vérifier l’avancée des travaux entre les étapes de vote, paiement et réalisation. Enfin, l’annexe 5 donne des précisions sur le compte 12 « solde en attente sur travaux » de l’annexe 1, qui correspond à la différence entre les fonds appelés et le montant des travaux réalisés.

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